Dans certaines entreprises, un ou une assistante de Direction est aussi appelée secrétaire de Direction. Elle joue un rôle important dans une entreprise, car il ou elle est souvent considérée comme étant le bras droit du dirigeant. Il faut dire que c’est un métier qui nécessite une certaine compétence en plus des qualités que cela incombe. Mais quelles sont ces compétences ? Mettons en lumière les compétences et les qualités qu’un ou une assistante de Direction doit avoir pour exceller dans ce travail.
Savoir communiquer à l’interne et à l’externe
Que ce soit pour la communication interne ou externe de l’entreprise, l’assistante de Direction doit savoir communiquer en maîtrisant l’expression et la compréhension, et devra aussi avoir une aisance dans l’écrit et l’oral.
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La maîtrise de la communication consiste à savoir relayer les informations venant des autres employés, à transmettre au dirigeant ou inversement, et c’est aussi valable dans la rédaction des informations.
Comme l’assistante représente le chef de l’entreprise, peu importe les décisions à annoncer à l’interne ou à un client spécifique, son rôle est de faire l’annonce sans que la relation client soit remise en cause. De plus, l’une des compétences assistante de direction est d’être bilingue, très appréciée si l’entreprise est d’envergure internationale.
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Etre polyvalent (e) dans son travail
Les missions confiées à un assistant ou à une assistante peuvent varier selon les tâches que son directeur lui confie. Pour être polyvalent (e), il/elle doit aussi avoir certaines qualités :
- Etre organisé ;
- Etre fiable ;
- Etre rigoureux ;
- Etre persévérant ;
- Etre professionnelle ;
- Avoir une bonne prestance et une aisance dans la manière de parler.
L’une des qualités que l’assistante doit aussi avoir est de savoir rester calme face à une situation de stress ou à une pression. Son rôle est de rassurer la direction, de proposer des solutions pour remédier à la situation de crise et de pouvoir procéder à des réorganisations si besoin est.
Avoir des compétences techniques par rapport aux outils de travail
Comme susmentionné, être polyvalent est une des qualités qu’un ou une assistante doit avoir. De ce fait, elle doit aussi maîtriser tous les matériels utilisés au sein de l’entreprise. Mis à part les compétences en bureautique, la maîtrise de certains outils dans l’entreprise est aussi de mise comme les divers outils de gestion.
Pour être à l’affût des dernières nouveautés, notamment dans l’univers digital, il ou elle doit être curieuse. Cela afin de mettre à niveau ses compétences en outils informatiques, mais aussi d’être réceptive à l’évolution de son environnement. Il ou elle peut demander à suivre des formations utiles pour l’accomplissement de son travail.
Tout cela pour dire qu’un assistant de Direction, qu’il soit un homme ou une femme, doit savoir décharger son directeur de certaines tâches. Mais sa première attribution est d’accompagner le chef d’entreprise quotidiennement dans son travail.